Pour (enfin) réussir une réunion, organisez un conclave !

Vous portez vos réunions comme des fardeaux ? Suivez les bonnes pratiques du conclave entamé le 12 mars 2013 pour élire le remplaçant de Benoit XVI.

Osez bannir toutes ces soi-disant techniques pour assurer le succès d’une réunion et aboutir à une décision. Écoutez les cardinaux réunis à Rome qui vous donnent la marche à suivre :

1. avant de réunir vos collègues, préparez-vous !

Les cardinaux ont mis cinq jours pour déterminer la date du conclave. Faites comme eux : prenez le temps de vous assurer que le jour et la date choisie pour la réunion sont idéaux. En tout cas, ni un lundi (fatigue du WE) ni un vendredi (fatigue de la semaine). Le conclave a débuté un mardi. CQFD.

Veillez aussi au casting. Qui convier : Julie du service Achats et Sophie de l’IT sont-elles les bonnes personnes de contact ?

2. préparez la salle de réunion avec le plus grand soin

En effet, de cette salle sortira LA décision qui fera avancer votre projet. Comme pour la Chapelle Sixtine, faites en sorte que les membres de la réunion soient à l’aise, car ils vont devoir y séjourner… le temps qu’il faudra. Il n’est pas nécessaire de mettre des reproductions de Michel-Ange au mur, sauf si vous avez dégagé un budget pour cela.

3.  prévenez vos collègues, tout contact avec l’extérieur sera coupé

Comme c’est le cas pour les cardinaux, aucun signal avec l’extérieur ne sera autorisé. Cela vous évitera de voir vos collègues surfer en douce sur leur smartphone, ou envoyer des SMS à leur conjoint. “Oui, chérie, je serai affreusement en retard aujourd’hui. Prie pour moi.”

4. pensez à motiver votre troupe

Toutes les 4 heures, remplacez la messe par une séance de méditation de pleine conscience. Une séance de Tai Chi peut également faire l’affaire. Vous constaterez rapidement un nouvel afflux d’idées positives.

5. chaque point de l’ordre du jour devra être voté

Vous aurez fixé l’ordre du jour, comme pour une réunion classique. Pour chaque point, vous indiquerez si un vote est nécessaire. Déterminez le poids de chaque sujet et de chaque intervenant. Faut-il une majorité absolue ? Des deux tiers ? À vous de décider au préalable. Au besoin, faites revoter. La décision finale sera jugée comme collégiale. À l’instar de ce qui se fait dans la Chapelle à Rome. Pas question en effet qu’un de vos collègues s’accapare l’idée gagnante ou flingue un autre, jugé moins performant, à l’issue de cette réunion marathon.

N’oubliez pas de détruire les bulletins de vote.

6. fumée blanche, fumée noire…

Si votre salle de réunion n’est pas pourvue d’une cheminée, réfléchissez à un autre moyen créatif de faire savoir à votre management que oui, ENFIN, une décision positive va faire avancer votre boite. Une productivité retrouvée dans votre service rendra grâce à votre huis clos au finish !